Много работать вредно
Оказывается, всего 20% усилий дает 80% результата
Вчера он опять вернулся с работы после девяти вечера. А ушел, как обычно, в семь утра. И так – второй год. В семь ушел, в девять пришел. Что за работа такая, причем, за небольшую зарплату? Мой сосед (а речь – о нем) отвечает за ремонт авто в одном из гаражей города. Можно сказать, что он начальник, пусть и небольшой. Приходит первым, уходит последним.
Не все часы
одинаковы
В Америке моего соседа очень скоро бы уволили. Потому что в американских компаниях постоянные задержки на работе могут стать причиной увольнения. Не успеваете, значит, не справляетесь со своими обязанностями. Это не значит, что у вас очень много работы. Это значит, что вы просто не умеете планировать свое время. Управление временем, или тайм-менеджмент (англ. time management), далее ТМ, – целая наука, на изучение которой времени как раз жалеть не стоит.
С модным сегодня ТМ я столкнулась несколько лет назад, когда в нашей редакции появилась новая офис-менеджер. Девица, надо сказать, препротивная, но свою работу делала на «отлично» – быстро, аккуратно, вовремя и никогда ничего не забывала. Однажды я увидела, что она составляет отчет о работе, проделанной за день. Оказывается, для себя.
Мне стало интересно – зачем? Она рассказала, что в конце рабочего дня всегда итожит запланированное и расписывает все дела на предстоящий день. Причем, по часам и минутам, по степени важности, зачеркивая в течение дня те, что сделаны. Так легче работать. Мне захотелось тоже попробовать. Оказалось очень удобно. Было ощущение, что успеваю больше, соображаю быстрее, а устаю меньше. Позже я начала записывать все события, встречи, звонки, независимо от того, рабочие они или нет… Правда, тогда я не знала, что это и есть ТМ.
Сегодня ТМ в моде. Очень популярны тренинги по ТМ. В настоящее время существует множество школ тайм-менеджмента. Константин Ильин – один из ведущих бизнес-тренингов по ТМ.
– Константин, раз ТМ – наука, то должны быть и законы ТМ.
– В основе тайм-менеджмента лежит несколько простых законов. Известно, например, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно экономить до двух часов. Как планировать дела на следующий день? 40% времени оставить свободным, 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% – на спонтанно возникающие. Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что за первые 20% израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.
Один из ключевых навыков в тайм-менеджменте – это делегирование, то есть передача своих дел другим людям. Многие начинающие управленцы ошибочно полагают, что проще сделать что-то самому, чем поручить кому-то. Навыки делегирования помогают наладить хорошие отношения. И не только в коллективе, но и в семье и вообще где угодно, а также высвободить много времени. Кстати, изначально управление временем приписывалось только бизнесу, но со временем термин расширился, и сегодня даже домохозяйки изучают законы ТМ.
– На что же должно уходить рабочее время?
– Западные специалисты дают лишь примерные рекомендации. Так, 50-60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами, из них не больше 15% – на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. Оставшиеся 15% – это потери времени (на дорогу, ожидания в приемной и т. д.). Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера – три минуты, если вы хотите решить важный вопрос – пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер – не более 20 минут. Главное правило: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете.
– Как понять, что мы имеем дело именно с неумелым управлением времени?
– Времени всегда будет не хватать, если нет четкого расписания работы на текущий день. Если деловые письма остаются без ответа, если работа берется на дом, если кто-то выполняет работу за своих подчиненных, если из-за потока рутинных дел все меньше времени остается на основную работу, то во всех этих случаях мы имеем дело с нехваткой времени. Замечу лишь, что тайм-менеджмент способен помочь человеку организовать свой рабочий день, но он не в силах повысить его профессионализм, привить ему трудолюбие или заставить работать с полной самоотдачей.
– Давайте тогда уточним, кому и почему не хватает времени в первую очередь?
– Если у сотрудника низкая скорость работы, низкая результативность и он неадекватно оценивает свои способности, то такой сотрудник никогда не будет успевать. Несоответствие работника занимаемой должности, неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций), слабая мотивация труда, которая приводит к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), – все это тоже порождает хронический недостаток времени. И, наконец, если работа без планов – стиль всей организации, тоже возникают проблемы ТМ.
– А как далеко можно планировать?
– План на рабочий день – это важнейшая ступенька в планировании рабочего времени. План на день постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки. Однако планировать можно на неделю, на квартал, на год, на два, на десять лет. Все зависит от целей. Скажем, вы определяете, что главным для вас является карьерный рост, на втором месте – улучшение состояния здоровья, на третьем – изучение иностранных языков. После этого вы выделяете задачи, которые ведут к достижениям этих целей, так что лишние проблемы не будут отвлекать вас от основной работы. Учтите: чем более конкретно вы определите то, чего хотите от жизни, тем быстрее это придет к вам. Поэтому предлагаю прямо сейчас взять лист бумаги и написать свои цели на ближайший месяц с указанием сроков их выполнения.
Если цели нет на бумаге, то она не существует. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня. Если появилось новое дело, внесите его в список с учетом приоритетности. Выполнив задачу, вычеркивайте ее. Это даст вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Помните, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.
Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат. Самое главное – определить главное.
– А как определить главное дело?
– Для этого надо определить серьезность последствий в случае, если дело не будет выполнено в срок. Чем серьезнее последствия, тем важнее дело. В ТМ применяется метод АБВГД (по алфавиту). Это очень простой способ планирования. Каждой задаче в списке дел надо присвоить приоритет. Задача, отмеченная буквой А, – это самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода – не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока выполнена задача Б, и т.д. Буквой Д обычно отмечают задачи, которые ни на что не влияют. Как показывает практика, наиболее важные дела составляют 15% от общего количества. Вклад этих задач для достижения цели – около 65%. Важные задачи – это 20% от общего количества, значимость их примерно 20%. Менее важные составляют 65% от общего количества, их значимость равна 15%. Помните, что бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы снижаете свою эффективность в пять раз.
– А как быть с делами, которые минусуют результат?
– В ТМ их называют пожирателями времени. Это, например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок. Составьте список никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят вам никакой пользы и не приближают к цели.
– А если дело важное, но очень неприятное. Ну, не хочется за него браться. Лучше отложить?
– Лучше сделать его первым с утра. Когда мы откладываем самое неприятное, но важное дело, то переживаем лишнее эмоциональное напряжение. Этого нам не надо. Поэтому нужно действовать без лишних раздумий и промедлений – просто взять и сделать. Вы сразу почувствуете облегчение. В ТМ этот метод называется «съесть лягушку», то есть сделать что-то очень неприятное.
Если речь идет о задаче, которая кажется слишком сложной, можно применить известную технику под названием нарезать «слона» на «бифштексы». «Слон» – большая проблема или дело, чьи масштабы вас пугают. Слона нужно съесть, порезав его на маленькие «бифштексы», и каждый день съедать по одной порции. Например, возьмем изучение иностранного языка как «слона». Это дело требует много времени, усилий и не всегда кажется реальным. Берем острый нож и режем «слона» на части: в неделю выучить столько-то слов, послушать столько-то кассет и посмотреть столько-то фильмов.
Все успешные люди делают это.
– У некоторых читателей может сложиться впечатление, что задача тайм-менеджмента – максимально уплотнить свой день и загрузить его делами…
– Наоборот, задача ТМ – разгрузить его от ненужных дел и более качественно выполнять самые важные и ответственные дела. Это так просто – определить свои цели в будущее, наметить пути их достижения, избавиться от лишнего и жить, получая радость и удовлетворение. Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность. Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию.
Для развития ТМ очень важна среда. Если в команде принято всепрощение, вопросы эффективности неактуальны. Поэтому людям, занимающимся ТМ индивидуально, бывает очень трудно преодолеть непонимание своих сослуживцев. Если нет команды единомышленников, добиваться результатов тяжело.
– Где-то я прочитала отзыв о ТМ: им могут заниматься только счастливые и успешные люди. А когда депресняк – тебе не до составления планов. Это верно?
– Еще раз подчеркну: знание основных законов тайм-менеджмента экономит больше времени, чем что-либо другое. Но если вы грустите, печалитесь, влюблены да еще несчастны или же витаете в облаках, сначала лучше привести себя в порядок. Не верите в ТМ? Считаете глупостью терять время на какие-то списки? Не надо впадать в крайности. Не надо планировать время, к примеру, на чистку зубов. Для начала – просто составьте список дел на завтра.
– Логично ли учитывать биологические ритмы?
– Конечно. Наша работоспособность меняется в течение дня. Если вы хорошо отдохнули, полны сил, то ваша работоспособность постепенно растет до обеда, когда наступает ее пик. После обеда она снижается, потом немного повышается примерно до пикового уровня, а затем начинает падать. В конце дня работоспособность примерно в два раза ниже, чем до обеда. Существует распространенное заблуждение насчет аврала. Будто во время аврала у нас просыпаются скрытые резервы и таланты. Это не так. Работа, которая хорошо спланирована, продумана, получается всегда намного лучше. А если вы еще спланируете свое питание, у вас всегда будет хватать энергии на серьезную работу, чтобы вы не тормозили.
ТМ помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. Работая до изнеможения, мы не сможем обмануть организм, он все равно возьмет свое. Если вы не остановитесь, он сделает это принудительно. Вообще ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для семьи и отдыха. На первом месте всегда должны быть вы и главные люди вашей жизни. Ради этого вы и работаете.
Ксения ЛИВАНОВА.
На главную |
|
|
